Glossar

Ablaufplan

Der Ablaufplan setzt die einzelnen Arbeitspakete ("Jobs") in eine zeitliche Reihenfolge. Es ist auf einen Blick erkennbar, welche Arbeitspakete aufeinander folgen und welche gleichzeitig durchgeführt werden können.

 

Arbeitspaket

Das Arbeitspaket ist ein Vorgang ("Job"), den ein oder zwei Mitglieder des Projektteams selbständig durchführen. Die Summe aller Arbeitspakete bildet die gesamte Projektaufgabe. Alle Verantwortlichen für die jeweiligen Arbeitspakete sind der Projektleitung bekannt, ebenso der Beginn und das geplante Ende der jeweiligen Jobs.

 

Balkendiagramm

Hier handelt es sich um ein Projektplanungsinstrument. Jeder "Balken" repräsentiert eine Aufgabe. Durch ein Balkendiagramm lassen sich entweder Projekte größerer Komplexität anhand einer Grobplanung (Meilensteinplan) darstellen oder aber einfachere Projekte sind durch den Balkenplan komplett erfaßt. Für eine Detailplanung komplexer Projekte ist der Balkenplan nicht geeignet, da ab 15 Balken die Übersicht verloren geht. Hierzu eignet sich dann die Darstellung durch einen Netzwerkplan. Das Balkendiagramm ist gut geeignet, die Meilensteine eines Projektes zu markieren und damit einen Meilensteinplan zu erstellen.

 

Betriebskostenkonzept

Für Projekte, die nach Ende der Projektdauer weitergeführt werden sollen, muss bereits während der Projektphase ein Betriebskostenkonzept erarbeitet werden. Das ist deshalb notwendig, weil sich sowohl die Kostenstruktur als auch die Einnahmestruktur wesentlich unterscheiden während der Projektförderung und dem späteren Dauerbetrieb. Wenn sich bereits im Vorfeld der Projektplanung abzeichnet, dass eine Dauerfinanzierung nach Ende der Projektförderung nahezu ausgeschlossen ist, dann gerät die Projektförderung insgesamt in Gefahr, da keine Fördereinrichtung Investitionsruinen hinterlassen möchte.

 

Controlling

Controlling bezeichnet die Steuerung eines Projektes aufgrund eines vorhandenen Projektplanes und eines vereinbarten Berichtswesens, das durch Teamsitzungen, Einzelberichte oder Kennzahlenvergleich geschehen kann.

 

Erfolg

Projekte sind dann erfolgreich, wenn die im Projektplan gesetzten Ziele maßgeblich erreicht worden sind.

 

Gesamtkosten

Der Gesamtkostenplan im Projekt erfasst alle anfallenden Kosten. Damit sind auch Kosten gemeint, die zunächst nur kalkulatorisch auftreten. Also beispielsweise Kosten von bereits finanzierten Arbeitsstellen, die anteilsmäßig im Projekt kalkuliert werden können oder die Bereitstellung von bereits finanzierten Büroeinrichtungen, die eigentlich "nicht explizit bezahlt werden müssen". Genau diese Kosten sind aber wichtig, um in einer Projektfinanzierung den Eigenkostenanteil auszuweisen und darstellen zu können, den ein Projektträger oder eine Initiativgruppe einzubringen vermag. Die Darstellung von Eigenleistungen ist oftmals wichtig für die Aquise (Werbung) von Fördergeldern.

 

Innovativ

Hier handelt es sich um einen Begriff, den jedes Projektteam oder jeder Projektträger für sich sinnvoll bestimmen muß. Als Abgrenzung dient der Begriff der "Routine". Projekte sind grundsätzlich das Gegenteil erprobter, standardisierter, routinierter Handlungsabläufe. Hier ein Vorschlag der Begriffsbestimmung, der sich auf die "Lebensweltorientierung" Jugendlicher bezieht. Neuartig bedeutet hier bezogen auf das formulierte Projektziel, dass das Projekt erstmalig durchgeführt wird und für alle sich beteiligenden Akteure eine risikohafte Herausforderung darstellt. Ferner bedeutet neuartig, dass das Projekt in seinem unmittelbaren Einzugsbereich (Lebenswelt) für junge Menschen (Gemeinde, Stadtteil, Region) noch nicht durchgeführt worden ist und es keine vergleichbare Aktion gibt. Das bedeutet aber auch, dass ein Projekt aus dem Landkreis Z durchaus in ähnlicher Weise im Landkreis Y durchgeführt werden kann, da beide Regionen für Jugendliche getrennte Lebenswelten darstellen, die Projektangebote deshalb nicht konkurrieren und damit der innovative Charakter erhalten bleibt. Diese Lebensweltorientierung von Projekten der Jugendarbeit geht auf den 8. Jugendbericht der Bundesregierung zurück.

 

Kosten im Projekt

Dieser Begriff muss für jedes einzelne Projekt sinnvoll definiert werden. Hier einige Anregungen. Jedes Projekt legt einen Gesamtkostenplan vor. Das heißt es werden nicht nur die Kosten dargestellt, für die sich das jeweilige Projekt beim jeweiligen Geldgeber bewirbt, sondern alle Kosten, die für das Projekt im definierten Projektzeitraum anfallen.

 

Liquiditätsplan

Mit dem Begriff Liquidität ist der Sachverhalt gemeint, dass auf dem Projektkonto immer diejenigen Gelder vorhanden sind, mit denen die laufenden Zahlungen bedient werden können ohne dass das Konto in den Minusbereich gerät. Die Liquiditätsplanung stellt für jeden Monat die eingehenden Einnahmen mit den kalkulierten ausgehenden Kosten gegenüber. Tritt hier zeitweilig ein Minus auf, entsteht ein Liquiditätsengpass. Ist dieser von längerer Zeitdauer, gerät das gesamte Projekt in Gefahr unabhängig davon, ob die Projektgesamtsumme solide durchfinanziert ist oder nicht. Insbesondere bei EU-finanzierten Projekten können Liquiditätsengpässe auftreten, da die Fördermittel mit erheblicher zeitlicher Verzögerung fließen können. Die jeweiligen Kosten, wie beispielsweise Personalkosten, aber sofort anfallen. Einen Liquiditätsengpass muss mit verschiedenen Instrumenten wie Bürgschaften, Bankdarlehen etc. Rechnung getragen werden.

 

Meilensteine

Hier handelt es sich um zeitliche Abschnitte während der Projektdauer, die wesentliche Phasen markieren und damit die gesamte Projektplanung strukturieren. Der Meilensteinplan ist als Einstieg für eine erste grobe Projektplanung geeignet, kann aber bereits für einfach strukturierte Projekte als Planungsinstrument ausreichen. Mit dem "Meilensteinplan" (Balkendiagramm) werden komplexe Projekte in "handhabbare" Abschnitte gegliedert.

 

Netzwerkplan

Durch einen Netzwerkplan lässt sich der zeitliche Ablauf einzelner "Jobs" (Arbeitspakete) gut darstellen. Der Netzwerkplan ist das klassische Planungsinstrument für komplexe Projektabläufe.

 

Organigramm

Das Organigramm einer Organisation stellt die Aufbaustruktur dar. Im Organigramm ist die Über- und Unterordnung einzelner Personen in der Hierarchie sofort erkennbar. Einzelne Personalstellen werden durch Rechtecke dargestellt, die mit Linien verbunden sind, die die Weisungsbefugnis repräsentieren. Gestrichelte Linien stellen eine Koordinierungsbeziehung her. Beratende Personen werden durch ein Dreieck (Stabsstelle) dargestellt.

 

Projekt

Ein Projekt ist ein neuartiges Vorhaben mit eindeutigen Zielen, stellt ein Risiko dar (im Gegensatz zu routinierten Abläufen) und ist zeitlich begrenzt. Die finanziellen und personellen Ressourcen sind festgelegt.

 

Projektauftrag

Der Projektauftrag stellt knapp und präzise, möglichst auf einer Seite, die Zielsetzungen des Projektes dar, die zu erreichenden Ergebnisse, eine Kostenschätzung sowie den Personalaufwand und die wichtigsten Meilensteintermine. Aus dem Projektauftrag geht hervor, wer für das Projekt verantwortlich ist und wer in Krisensituationen über den Fortgang des Projektes entscheidet. Jedes Projekt innerhalb einer Organisation sollte unbedingt mit einem klar formulierten Projektauftrag starten. Notfalls sollte die Gruppe diesen Projektauftrag sich selbst erstellen und unterschriftsreif den Entscheidungsgremien vorlegen.

 

Projektgruppe

Es handelt sich hier um die Personengruppe, die das Projekt plant, durchführt und steuert. Die Projektgruppe ist nicht identisch mit der Zielgruppe des Projektes.

 

Projektlebenszyklus

Jedes Projekt hat einen Anfang und ein Ende. Dazwischen liegt die Planungs- und Umsetzungsphase. Der Projektabschluss markiert das Ende der definierten Projektdauer. Danach geht das Projekt entweder in den Dauerbetrieb über und wird zur Einrichtung (Betriebskostenkonzept) oder es ist mit dem Projektabschluss beendet. Bereits im Vorfeld der Projektplanung muss klar sein, ob eine Fortführung im Sinne eines Dauerbetriebs angestrebt wird, oder ob das Projekt ein einmaliges Vorhaben bleibt, das evtl. bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt reaktiviert wird.

 

Projektterminkalender

Mit diesem Planungsinstrument sind alle Aufgaben (Jobs) in einem Terminkalender untereinander dargestellt. Jede Zeile enthält die Information über den Namen des Arbeitspaketes, den dafür Verantwortlichen, Beginn und Endzeitpunkt und den Status, also bereits abgeleistet oder in Arbeit. Mit dieser Liste lässt sich rasch ein Überblick über die einzelnen Jobs im Projekt gewinnen.

 

Zielabweichung

Eine Zielabweichung entsteht, wenn einzelne Ziele nicht erreicht werden oder übererfüllt sind. Es melden sich beispielsweise doppelt so viele Jugendliche beim Open-Air-Kino an wie geplant. Zielabweichungen können nur rechtzeitig aufgrund eines vorhandenen Projektplanes festgestellt werden.

 

Ziele

Ziele sind künftige Ergebnisse und beschreiben einen Zustand, der nach einer bestimmten Zeitdauer erreicht werden soll. Projektziele sind in einer Art und Weise zu benennen, dass sie unmittelbar mit den Ressourcen des Projektes kontrolliert und überprüft werden können.

 

Zielgruppe

Damit sind Personengruppen gemeint, die das Projekt direkt mit seinen Inhalten, Angeboten und Aktionen erreichen möchte. Weitere ähnliche Begriffe sind Adressaten, Nutzer oder neudeutsch "stakeholder". Die Zielgruppe ist nicht identisch mit der Projektgruppe.